优化完善信息系统_用信息系统优化班组管理

用信息系统优化班组管理

班组管理中存在的普遍问题 班组作为企业中最小的生产单位是企业的基石，管理得 好坏直接关系到企业的发展，反映出企业是否具有生机和活 力。但是，在传统的班组管理模式下，管理只是依靠班组长 的个人经验来进行，班组长不仅要掌握大量的人员信息，还 要兼顾设备管理，班组管理普遍存在以下几方面的问题：
1.管理形式单一、机械化 企业在进行班组管理的过程中，大多以金字塔式的组织 结构自上而下垂直管理，信息流量多纵向传达，少横向传递， 班组建设只是一味地服从，不论是生产型班组还是检修型班 组，都是按照上级下发的文件、制度等统一执行，体现不了 班组的自主管理和特色。久而久之，容易产生疲劳管理、应 付差事的现象，激发不了员工积极性、能动性，班组建设的 实际作用和意义也就无从发挥，此项工作逐渐变成班组工作 的累赘。

2.班组建设工作与日常工作重复 在企业进行管理的过程中，因为岗位职责分工不同、业 务分管部门不同等，往往会发生同一任务多个部门以不同方式布置，同一业务内容要求以不同形式记录。比如，某公司 一个系统维护班组，它按照信息保密性的要求在机房内设有 点巡检记录，每次进入机房巡检必需要有登记，每次处理的 事件也要有处理时间、方式、处理人、事件关闭时间记录等， 而这些记录往往在班组建设的安全台账和设备台账上也要 求有记录，此类重复事件在班组日常工作中经常发生。

3.管理模式效率低下，难以形成常态 在传统的班组管理过程中，班组的资料多是手工进行录 入，录入速度慢、不全面、不及时，并且在需要查询的时候 操作也不方便，效率低下。因为多是纸质资料，也不容易保 存，有些班组往往新的一年刚刚开始，去年的档案资料就随 手丢弃了，认为没有保存价值，且保存建档与查询过程也浪 费极大的人力与精力。特别是班组星级评定中，一般都是班 组管理职能部门带领相关专业人员对班组相关资料台账进 行检查。由于班组相关业务资料台账不一定全部记录完整， 还需要迎检人员全程陪同并解释，不仅消耗大量的人力、时 间成本，而且检查组也不一定能及时、准确地掌握基层班组 管理工作的情况，基层班组临近检查集中补资料、补记录的 现象时有发生，不利于班组管理的常态化进行。

4.班组建设与企业管理信息化脱节 目前，很多企业已经建立了内部的管理信息系统，其在 安全生产管理、财务管理、办公自动化等方面发挥了重大作 用。其中，虽然也包含一些班组管理的内容，但从班组建设的角度上来看，体现出不系统、不规范、不统一的特征，缺 乏可比性和通用性，也完全没有实现信息的上传下达，在管 理层与班组之间出现了管理信息的断层与脱节，班长与班组 成员信息沟通不顺畅。

在信息技术飞速发展的今天，通过现代化工具和管理手 段来实现班组规范化管理已是大势所趋，信息系统的使用能 够使班组管理实现规范化。班组信息化管理系统以网络作为 传输平台，将主要的业务流程分类集成，形成通用模块。不 但能够快速地处理各种业务，还提供丰富的流程定制工具， 企业可以运用这些工具迅速搭建起面向具体业务的工作环 境，方便快捷地处理各种业务。通过班组信息化建设，工作 流程得到简化，有效减少了管理的中间环节，使一些专业管 理工作直接指向班组，保证企业的各项规章制度和指令迅速 落实到班组；
同时，上层领导能够准确获知基层信息，为日 常的决策提供了依据。班组的日常管理工作将通过信息系统 进行统一管理，实现管理现代化和信息化，减轻了班组负担， 解决了工作中的实际问题，还方便了相关部门对班组工作情 况的检查、考核、指导与评价。

班组管理信息系统架构组成 根据班组的工作内容与其他相关信息，可以把班组管理 信息系统划分成6个功能模块，分别为班组信息模块、新闻 通知模块、绩效考核模块、数据管理模块、文档管理模块、 系统设置模块。班组管理信息系统的功能结构如图1所示。1.班组信息模块 班组基本信息管理模块包括班组成员信息、班组安全规 程、班组技术标准、班组工作计划。班组信息管理模块如图 2所示，主要用于企业各个班组内部基础数据的管理，实现 对管理对象、任务工序、评价指标、单位部门、危险源、风 险类型、事故类型、专业类别、岗位定义、工作计划、监测 设备等基础数据信息的管理。一方面，上级领导、班组长可 以准确掌握班组成员的信息，方便对特殊工种的资格审查；

另一方面，也方便普通职工查阅相关作业标准和个人职责。

2.新闻通知模块 新闻通知模块作为班组信息发布公告的平台，一方面班 组成员可以实时查看班组的重要通知，另一方面也可以作为 班组文化建设对外宣传的窗口。

3.绩效考核模块 绩效考核模块包括出勤管理、绩效考核管理、学习与培 训模块，如图3所示。出勤管理模块包括了上工出勤、会议 出勤、班组其他活动出勤三个方面，从而使员工出勤考核变 得更加全面。绩效考核管理模块主要包括班组考核细则、计 分方法，班组长可以通过该模块对班组成员进行考核，班组 成员可以通过该模块查询自己的得扣分点，月末系统自动进 行核算分数，从而使考核变得更加方便快捷，有据可依。学 习与培训模块中，班组长可以利用系统设置的学习材料和专 业知识题库带动班组成员进行学习培训，实现自测、群测。4.数据管理模块 数据管理模块主要记录日常工作进度，班组中的材料、 备件及各种图纸材料台账的录入，入库、出库，材料短缺情 况、材料计划、缺少材料登记、报废材料统计、领料统计、 消耗情况等。

5.文档管理模块 文档管理模块主要用于班组对一些重要文件的管理，各 个班组都有各自的文件管理库，方便各个班组成员查询和下 载一些重要文件。这样完善对文件的管理，使每个员工需要 什么文件都可以快速查找并下载使用。

6.系统设置模块 系统设置模块有两个十分重要的功能：
第一，角色维护。角色管理的目的是为了方便对用户进 行权限管理，对各种角色的用户采用分组的方式，对每个角 色的权限根据实际业务需要进行分配。在新增一个用户后， 只需选择其所属的角色即可，这样实现了用户权限的批量分 配。

第二，用户维护。权限管理模块采用用户和角色双重验 证机制，如图4所示，在登陆时用户需要提供用户名和密码， 合法的用户将进入到请求页面，请求页面会对用户的角色进 行确认，只有具有相应权限的用户才能进入系统。验证模块 贯穿到整个系统的运行过程中，充分保证了系统的安全和稳 定运行。在用户管理子模块中实现了用户的增删改。由于系统采用的单点登陆方式，子模块提供自己注册的用户审批功 能，只有管理员审批通过的用户才是合法的系统用户。用户 权限管理子模块负责用户的权限分配，系统管理员可以添加 自定义角色，并且给角色赋予相应的页面访问、数据查看、 数据修改权限，充分保证了系统权限分配的灵活性。访问权 限可以设置系统的某一特定模块允许访问的角色列表，与用 户权限管理子模块并用可以更好地发挥权限验证的灵活性 和安全性。

基于信息系统的班组管理依托局域网，在很大程度上实 现了各类信息的共享，减少了移动介质和纸张的使用，克服 了诸多管理弊端。班组信息管理系统作为标准化建设的一项 重要手段，已融入到班组各项工作之中，对班组的日常工作、 生产运营情况进行集中规范管理，并对相关工作内容进行检 查和汇总，让班组从手工记录中解脱出来，集中精力做好安 全生产工作。此外，班组信息化管理系统既是公司信息流通 的载体，也是公司所有对内对外数据运行、采集加工的平台， 使企业能够对随时出现的问题做出快速响应，大大提高了工 作效率和决策水平。