二、医院声像档案数字化管理的办法 (一)医院声像材料的数字化处理 1、医院照片档案的数字化处理。对于医院声像档案中的一些照片在数字 化处理过程中,可以充分地利用扫描仪和数码相机来对其进行数字化转化。在扫 描过程中要对分辨率和图像格式进行合理选择,确保照片的质量及具有较好的压 缩比,有效地降低存贮的空间。为了保证不失真,一些较为珍贵的照片,可以采 用TIFF格式存储。对于些陈旧及破损的老照片,可以利用PS软件加以处理。
2、医院录音档案的数字化处理。对于医院声像档案中的录音带,可以利 用功能强大的录音软件将其制成音频文件,并采用一些较常见的格式进行保存, 也可以采用压缩文件进行保存。在对录音带制成音频文件过程中,需要选择适当 的采样频率、录音声道和量化标准,在确保不降低原带质量的情况下,选择一个 合理的数值,确保数字化录音资料的质量。
3、医院录像带的数字化处理。对医院录像带,可通过视频采集卡集成 MPGE文件格式并转刻成VCD或DVD。现行的AdobePremiere、AdobeAfter Effects 6.5或DiscreetCombustion软件都可完成录像带数字化转换,也可通过数码录像机转录后刻录。
(二)医院实际工作中声像档案的数字化管理措施 1、明确范围,收集整理。长期以来,因为医院声像档案管理的误区及医 院声像档案意识的淡薄,使得个别人员对医院声像资料认识不够,不知道该如何 保管,致使该载体资料流失。凡记载医院召开重要会议、参加外事活动、取得的 科研成果、开展的新技术、新项目等照片、底片、VCD、录音、录像都在归档范 围。医院档案管理人员在每一次活动结束后,应积极主动地收集、整理声像资料, 以保证医院档案资料的完整性及实用性。
2、分类编目,立卷归档。为便于医院档案的保存和利用,需根据医院声 像档案的内容进行分类编目,立卷归档。
首先,医院照片档案按拍摄时间、内 容分类。同属一类的照片按时间顺序编号,纸质照片应同时填写其底片号。档号 格式为:全宗号-目录号-案卷号-流水号(照片号、底片号)。照片编号采用横写 格式,其格式为照片/底片号-文字说明-拍摄时间-作者。纸质照片档案应同底片 一同归档,如已经数字化处理,还应标明数码目录号,既可直接保存在计算机内, 也可刻成光盘。数码照片可按其拍摄年代建立文件夹,内设子文件夹,文件夹内 应附文件说明(文字说明、拍摄时间、作者等)。数码照片的档号格式为全宗号 -数码目录号-盘号-数码照片号。永久保存的数码照片亦应同时冲洗纸质照片保存, 以供查阅,其编号应对应数码照片编号。其次,医院录音、录像档案按年代、记 录内容分类,按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷,编一个案卷号, 然后每盘再依次编排序号。其档号格式为:全宗号-目录号-案卷号-流水号。已转 换成音频文件、视频文件的档案分类、编目方法与其相同。此类档案即可存入计 算机,也可刻录成VCD光盘。归档时录音带、录像带应同其光盘一同归档。
最 后,光盘使用年限通常都较长,但为了避免意外事件发生时对资料带来不必要的 损害,医院光盘档案在存档的同时也要提供一份供查阅时使用,这样就可以对原 始资料进行妥善保管。
3、统一管理,规范使用。在医院数字化声像档案管理过程中,需要建立 统一的数据库和搜索引擎,同时还要进一步对声像档案使用制度进行完善,加强 对声像档案的保管。在具体工作中,需要设置专职人员管理声像档案,并定期对 医院的声像档案进行检查,严格按借阅手续来管理声像档案的借阅工作,对于归 还的声像档案管理人员需要认真进行检查,做好验收工作。在医院声像档案管理 工作中,需要分级进行管理,针对声像档案资料的珍贵程度来采取不同的保护范 围,对于一些十分珍贵的声像档案尽量不外借。在医院声像档案利用过程中,需要在不影响保密的前提下进行。
三、结束语 医院声像档案作为医院发展历史的重要见证,可以为医院的管理提供重要 的信息依据,因此需要强化医院声像档案的管理工作,充分地利用现代化技术来 加快实现声像档案资料的数字化转化,利用数字化管理来有效地推动医院声像档 案的开发利用工作,从而使其能够更好地服务于医院的医疗、教学和科研等工作。
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