图书馆档案_关于加强图书馆档案及文件资料管理的有效策略

关于加强图书馆档案及文件资料管理的有效策略

图书馆档案及文件资料的管理是图书馆管理工作的核心。不仅记录着 图书馆的工作内容及事业发展，也是由图书馆积累、具有保存价值的历史资料， 更成为考核评估图书馆工作人员业务技能的重要参照，也是图书馆内部各项工作 和馆外社会活动顺利展开的基础保障与有利条件。因此，必须引起领导层对图书 馆档案及文件资料管理工作的重视，完善管理制度;增强图书馆工作人员的安全 意识，提高工作人员的业务水平;做好图书馆档案文件资料的数字化管理和服务 层次的创新，强化图书馆资源循环利用的有效性[1]。为图书馆档案及文件资料 管理工作的正常运行保驾护航。

一、 加强图书馆档案及文件资料管理的必要性 图书馆档案及文件资料管理，是对收集到的图书馆管理档案和图书馆 业务档案进行整理加工，为图书馆日常管理工作提供参考数据。作为图书馆内部 信息控制系统，图书馆档案及文件资料管理的加强很有必要。

图书馆档案及文件资料管理是在日常工作中形成的图书馆真实历史 工作的原始业务记录，能够为图书馆馆建工作与图书馆可持续发展提供可靠的信 息来源，积极探索图书馆服务模式的同时，做好图书馆档案管理及文件资料管理 工作，也是深入开展图书馆服务工作、创新服务层次的有力保障[2]。图书馆档 案及文件资料管理工作对数据的科学分析及处理，奠定了图书馆业务统计分析比 对的基础，利用数字化网络平台，整合馆内与馆际间的文化资源，实现图书馆档 案资源的数字化融合服务[3]。不但能够从中改进图书馆日常工作方式，还能够 创新图书馆工作方法，利于工作人员的考核评估，有效提高图书馆档案及文件资 料管理的工作效率。图书馆的发展与管理工作的开展都是有迹可循、有规可依的， 在长期静态的信息资源累积中，通过先进技术设备加强图书馆科学管理、改革档 案及文件资料管理制度，进而为领导层决策与行业评价提供可借鉴的数值依据， 完善图书馆自身工作，帮助读者深入了解图书馆特色资源与服务设备，体验有层 次的创新化读者服务模式，还可促进信息时代的图书、档案、情报一体化研究[4]的理论建设。

二、 目前图书馆档案及文件资料管理存在的问题 目前现状来看，某些图书馆领导层对档案及文件资料管理工作不够重 视，甚至认为这项工作是“做起来次要，忙起来不要”的负担。因而，图书馆档案 及文件资料管理的基础工作没做到位，档案及文件资料管理信息化建设存在问题 诸多[5]。

基础工作不到位，数字信息化建设滞后。基础工作主要指档案及文件 资料的收集、整理和归档等。在这些前期准备工作中，存在有分类模糊、收集不 完整、存档期限界定等问题，很大程度上制约了图书馆档案及文件资料管理工作 的数字信息化建设，难以适应信息交流广泛的发展需求。

信息资源利用率低。许多图书馆档案资料仍然是纸质形式，档案信息 资源的有效利用率普遍走低。电子文件归档以其设备技术、即时共享、保存条件 等方面优越性得到档案管理工作人员的认同。信息化的档案资源简洁、高效，关 系到图书馆档案及文件资料管理工作的开展。也预示了图书馆档案及文件资料管 理工作朝向纸质文件与电子文件双轨制发展的趋势[6]。

缺乏制度约束。绝大多数图书馆档案及文件资料管理工作基本上处于 结构松散的状态，缺乏主动性，长期得不到应有的重视与人力财力的投入，档案 归档、编码、整理、信息利用、安全保护等都没有统一明确的规范[7]。甚至出 现档案资料残缺不全、丢失的情况，造成无法挽回的损失。

服务层次不明晰。传统的图书馆档案管理服务一般是工作人员进行信 息查阅，停留在原始人工的层面。面对图书馆档案及文件资料管理工作的双轨制 发展趋势，现代信息技术介入档案管理服务工作能够切实提高管理水平[8]，规 范化图书馆档案管理，建立起档案信息资源使用者之间的沟通平台，才能有望明 晰与提升图书馆档案及文件资料管理的服务层次。

管理模式老化[9]。单一化的管理模式，使得图书馆档案管理建设滞 后于服务工作，依靠人工方式难以实现资源的有效整合，无法实现档案及文件资 料管理的“二次建档”。

管理人员的业务水平不高。部分档案管理人员甚至主管领导对图书馆 档案及文件资料管理的专业知识了解不深，自身职业素养不够，漠视档案管理工作，档案编码分类杂乱无章，有些领导对负责档案管理的部门随意安置，乃至有 无人看管档案的情况出现。