高校 档案管理【新建高校教学档案管理的问题分析与系统设计研究】

新建高校教学档案管理的问题分析与系统设计研究

摘 要：
新建高校;教学档案管理;J2ME;MIS 1 引言 教学管理工作是高校，特别是新建高校的一项常规中心 工作，也是高校人才培养目标实现的重要手段。教学档案的 管理工作通过对教学管理工作各项数据的收集、整理，并加 以分析、使用，是高校实现精细化管理，促进人才培训质量 提高的重要保证，对提高教学管理工作具有重要的意义。教 学档案管理工作也能从一个侧面反映一所高校的教学管理 及人才培养的工作水平。

新建高校因其处于的特殊发展阶段，在教学档案管理工 作中还存在着不少问题，主要有：一是重视程度不高，不少 新建高校缺乏必要的教学档案管理人员和相应的规章制 度；
二是协作水平不高，由于高校教学档案工作涉及部门众 多，协调难度比较大，这一点尤其突出地表现在新建高校的 教学档案的基础数据采取方面[1]；
三是“信息孤岛”现象严重，新建高校教学档案信息化管理系统缺乏有效的标准化 指导，经常出现标准不一，发展水平差距很大情况，既不利 于信息共享，从整个社会资源的合理配置来看，也存在巨大 的资源浪费[2]。为此，在提高认识，增强服务意识的同时， 也要强化规范性、采取针对性措施，切实解决教学档案管理 工作中所遇到的种种问题。为此，笔者设计实现了高校教学 档案管理信息系统，为高校教务管理、学生工作、招生就业 等多个专用业务系统提供通用接口，通过接口进行信息采集 与读取；
系统实现对数据的整理、归档，提供了精确和模糊 等多种查询模块，并设有专用统计功能和使用者的个性化需 求服务模块。

2系统的总体设计 高校教学档案管理信息系统的设计采用具有可伸缩特 性、易于部署和实施的B/S架构， 实现在Internet 环境下快速部署、灵活稳定运行，同 时按对系统的软硬件资源低配置、稳 系统定、高效的总体原则进行设计。系统总体结构分为 校园网与无线外网访问两部分，校园网由客户端、服务端和 数据库构成，通过B/S方式进行交互操作；
无线外网由中件 间服务器、无线客户端和映射数据库三者构成，根据权限进 行远程无线访问[3]。

高校教学档案管理信息通过J2ME技术，在实现计算机和 移动终端通信的基础上，使系统既可以通过计算机浏览器使用，也可以通过智能移动终端使用，提高了系统使用的方便 性和系统使用的效率。系统分为表示层( 用户界面层) 、功 能层( 业务逻辑层) 和数据层( 数据服务层) 、数据库层。

系统结构模型如图1所示：
3系统结构模块与实现 根据高校教学档案管理工作的实际需求情况，系统由权 限控制模块、超级管理员模块、精确信息查询模块、模糊信 息查询模块、专用服务模块、交流模块等七个部分组成。系 统功能结构框架如图2所示：
高校教学档案管理信息系统主要功能模块介绍如 下：
权限控制模块：权限级别主要由院、系、个人三级权限 构成，超级管理员对院系个人三种角色的创建、维护、访问 信息的跟踪、修改部分操作人员操作失误的信息，负责档案 数据信息的集中导入与创建。院、系二级权限是对全院、对 全系的教学档案有查询与统计权限，但无档案的修改权，学 生及其家长仅有对其本人或其子女的档案查询权。

学生及家长操作模块：学生操作仅在学生档案数据初 始化时启用，一次性对学生个人档案信息进行录入，档案提 交后不得再进行录入操作，随即转为家长权限，即家长仅可 调询其子女个人的档案，无档案修改权及其它操作权限。本 模块主要实现学生基本档案、高考成绩信息、任职信息、家庭信息等维护与完善工作。

精确及模糊查询模块：这两个模块分别完成的操作 是：对教学档案信息进行精确查询，主要依据的字段为学生 基本信息等无二义性信息集合体的查询；
对教学档案信息进 行模糊查询，依据是学生基本信息、课程信息、班级信息等 多字段进行交集查询，根据多项字段快速找到相关档案信息， 并以列表形式呈现。学生的成绩、缴费等其他档案信息为一 对多的关系的数据结构，可以根据需要进行专用查询操作。

精确查询模块和模糊查询模块的主要功能是通过校园 网、移动网络，Http协义访问服务器的接口程序chaxun.jsp， 主要调用HttpConnection类实现连接，继承Form类，实现 CommandListener, Runnable，并实现多线程，在连接时并 启动等待界面程序。查询实现过程如下：
1、创建数据查询主类 精确查询主类继承Form类，实现了CommandListener 接口和 Runnable接口，绘制出搜索屏幕。实现代码如图3所 示：
2、处理CMNET连接代码 主要利用处理连接代码取得连接成功信息，再处理返 回的Http数据。通过List类将数据列表显示，再根据列表进 行下一次数据访问连接。连接代码实现如图4所示：
4 结束语 新建高校教学档案管理信息系统从设计、实现到正式运行，通过项目组成员的不断改进与完善，系统已成熟并在多 所高校中投入使用，均取得了较好的使用效果，教学档案管 理信息系统已经成为这些高校档案管理中不可或缺的工具 之一。

参考文献：
[1]周莉文.高校档案管理信息网络化建设探究[J].科 技信息,2012,(17): 205. [2]张超.浅谈网络信息时代的高校档案管理工作[J]. 山东档案,2011,(06): 37. [3]许立春;陈勇;李传之.基于J2ME-GPRS学生信息管理 系统的设计与实现[J].计算机工程与设 计,2009,(23):5415-5418.