医院综合档案管理的问题及优化策略 档案管理遇到的问题

医院综合档案管理的问题及优化策略

一、医院综合档案管理存在的问题 （一）缺乏对综合档案管理重要性的认识 人们对事物的认知直接影响事物的发展方向，正确的认知有利于促进事物 的发展壮大，而错误的认识势必会成为事物发展的重大阻力。目前来说，我国部 分医院对综合档案管理的认识不足，特别是在建设电子档案的过程中，不少医院 存在诸多误区。例如，有的医院管理者认为档案信息化发展是劳民伤财，是盲目 追新的项目，有的医院管理者认为数字化开发只是技术人员的任务，等等。上述 误区的存在成为医院综合档案发展的绊脚石。之所以会出现上述误区，一是由于 档案管理人员尚未全面认识到自己在综合档案管理中的社会职责，尚未意识到这 一工程的复杂性、系统性。二是由于档案管理人员对综合档案管理的重要性认识 不到位，缺乏主动管理意识，再加之缺乏具体经验，从而导致多种管理行为问题 的出现。

（二）档案管理制度不完善 目前来说，我国部分医院的综合档案信息均由不同部门分别保管，医院缺 乏明确的档案管理手段与方案，容易导致档案管理出现混乱。再加上医院缺乏细 化、可操作性的管理制度，不同部门对自身的档案管理职能认识不到位，缺乏标 准的档案收集范围，导致多种重要数据、信息的流失。此外，医院综合档案管理 需要复合型人才的支持，但目前来说，我国档案管理人员的平均素质还有待提升， 部分档案人员缺乏档案管理基本知识与技能，一部分档案人员不了解档案管理的 重要性且缺乏档案信息化建设的科学技术，严重阻碍了档案综合管理的健康发展。

（三）电子档案不完善 现阶段，我国部分医院电子档案建设力度比较薄弱，尚未充分发挥电子档案的优势。例如，缺乏完善的电子档案建设标准，导致视频、声音、文字等档案 的格式转化均不合理，某些纸质文件在转化过程中也会出现部分信息无法被读取 等多种问题。部分单位尚未对电子档案进行检索，没有按照要求对纸质档案进行 编号，两者之间无法做到一一对应，这势必会影响到对医院档案的利用。

二、医院综合档案管理问题的解决策略 （一）提高档案管理意识 提高档案管理意识，加强领导支持，是做好医院综合档案管理的基础。在 新形势下，医院各级领导必须高度重视，加大档案建设力度，在提高认识的基础 上，加快标准化体系建设力度，并积极与国际社会接轨。与此同时，医院应通过 会议、宣传、活动等方式，全面提升医务人员对档案管理重要性的认识，使其认 识到自己的任务与职责，更好地促进综合档案管理工作的开展。另外，还应完善 档案管理奖惩机制，将档案管理效果与质量直接与医务人员的考核结果相挂钩， 全面提升相关人员的档案管理主动性与积极性。

（二）加强档案管理制度建设 加强档案管理制度建设，完善档案管理机制是医院发展的重要保证。医院 管理人员需结合医院发展实际以及先进的档案管理经验，建立健全档案管理体制， 明确医院综合档案管理的具体工作办法与方案计划，进一步明确不同职能部门的 权限、职责以及档案管理流程，进而使得各项档案管理工作的开展有章可循。与 此同时，还应加强医院综合档案工作手册的编制，针对性细分不同档案的目录标 准、收集单位以及保管权限，在保障档案资料完整性与真实性的基础上，方便对 档案的查阅、使用。

其次，在档案管理制度建设过程中，必须遵循一定原则。具体来说：第一， 安全性原则。只有保证档案资料的安全性，才能充分发挥综合档案管理的重要作 用。第二，实事求是原则。在法律标准制定过程中，不同部门必须结合自身实际 情况制定符合自身医院发展的标准策略，切忌一刀切。第三，利益平衡原则。必 须坚持利益平衡原则，对不同档案的信息权利进行确认，按照权利义务相平衡原 则，寻找电子、纸质档案的平衡点，进而促使两者利益最大化。第四，透明性原 则。在具体管理法规建设过程中，应遵循公开、民主、科学的原则，积极征询社 会各界意见，增强信息立法的公开性与透明度。（三）加强电子档案建设力度 对于综合档案管理发展来说，电子文件信息管理平台是非常重要的组成环 节，相关部门必须加强电子文件的保存以及前端控制，从而为系统功能的实现提 供强有力的支撑。各级档案部门必须积极参与到管理平台建设过程中来，积极提 出自己的意见，加强与技术开发人员的联系，进一步提升平台功能的合理性与效 率。

在信息化高度发展的今天，我们必须加强电子档案建设力度，强化电子档 案原始记录性。具体来说，可从如下方面入手：第一，严格执行电子档案管理规 范等国家相关法律标准要求，严禁越权操作，进一步提升档案管理的完整性与安 全性。第二，加强计算机网络安全配置管理，定期进行网络维护，及时查杀病毒， 保证网络完全。第三，做好电子文件保存工作，保证计算机库房温度、湿度合理。

笔者建议，将电子文件保存在塑料保護套中，并将其放在安全、稳定的环境中保 管，从而保证电子文件不受有害气体、灰尘、外界磁场等干扰。重视原始记录， 保存档案原始记录是我们的首要任务，其直接关系到档案凭证的法律价值。在日 常档案管理工作中，必须严抓这一工作并形成长效运行机制。

三、结语 综上所述，本文以医院综合档案管理工作中的问题为切入点，从管理意识、 管理制度建设、电子档案建设等角度，详细论述了医院综合档案管理工作的完善 策略，多角度入手，旨在全面提升医院综合档案管理质量与水平。