市地方税务局机关计算机公文处理规则

(试行)

为适应计算机公文处理系统在局机关应用的需要，逐步推进机关办公自动化，根据《全国税务机关计算机公文处理操作规程(试行)》、《安徽省地方税务局机关公文处理实施细则》，特制定本规则(以下简称《规则》)。

第一章总则

第一条办公室是公文处理管理部门，负责计算机公文处理的管理工作。计算机信息中心是技术保障部门，负责计算机公文处理系统的技术保障工作。

第二条机关全体工作人员都应使用计算机公文处理系统处理公文并执行本规则。

第三条办公人员使用计算机处理公文，应设置登录口令、签字密码及电话号码。登录口令、签字密码由个人负责保密，应根据需要不定期更换。如发现登录口令、签字密码被盗用，要及时报告有关部门。

第四条机关计算机公文处理系统分别设置个人信箱、部门信箱。个人信箱由个人负责管理，部门信箱由部门兼职文档员负责管理。部门兼职文档员离岗1天以上的，部门要确定人员代岗。离岗5天以上的，应向办公室申请替补兼职文档员，原部门兼职文档员回岗后应通知办公室取消替补兼职文档员。

第五条机关工作人员应定时查看信箱中有无需要办理的公文，以免延误工作。

第六条机关工作人员使用计算机处理公文，应严格执行各项保密制度，要严防泄密，严禁擅自拷贝、打印或转发给无关人员阅读。未配置有效保密设备前，不得通过计算机网络传输、阅办密级文件及其它需保密的文件。使用安装有处理公文软件的计算机，不得直接或间接与国际互联网或其它公共信息网络相联接，必须实行物理隔离。对违反保密规定的，要按照有关规定予以处理。

第二章收文处理

第七条登记。机关各类收文由办公室机要人员统一拆封。分类进行登记，并填写收文处理签。同时应注明办理时限，一般情况为20日，具体按公文处理办法规定的时限执行，特殊情况和紧急公文应根据文件要求和局领导批示注明限办期限。

第八条输入。登记后的文件由办公室机要室将相应的文件扫描、拷入或录入系统。扫描文件要做到页面端正、字迹清晰，不缺页乱页。

第九条拟办。文件登录完毕后，办公室机要室应送入办公室领导个人信箱。办公室领导填写拟办意见后，直接分送局领导个人信箱和部门信箱。

第十条阅办。局领导阅批文件在个人信箱中处理。局领导对拟办无不同意见的文件，应在阅批并签名后将文件发还机要室，由机要室根据领导阅批情况分别处理，对拟办无意见的，转交档案室；如需批示，应在“批示内容”中注明，由机要室按领导批示分送。

部门对办公室传来的阅办文件，由部门兼职文档员转交本部门主要领导个人信箱。

部门主要领导批办文件在个人信箱中处理，填写明确的批办意见后，在签名栏键入签字密码，直接发送给本处有关人员承办。如该文件涉及领导批阅的，应查看局领导批示后再填写批办意见。如属急件、特殊情况或局领导外出的，可先批办分送办理，但要请有关人员注意查看局领导批示。

第十一条承办。承办文件在个人信箱中处理。具体承办人员在阅文后，要及时根据文件的要求和领导的批示内容进行办理，办理结束后应在收文处理签的“注办”栏中填写办理情况和结果。

第十二条催办查办。办公室负责全局文件的催查办工作，机要人员要定期通过办文情况登记簿检查各部门的办文情况，对超期未办的文件应发出“催办单”予以催办。各部门兼职文档员收到催查办单后应予以登记，并对本处室有关人员予以催办，同时回复办公室，报告催办情况。

第十三条办理、归档。部门兼职文档员负责本部门的公文办结管理；对本处室处理完毕的文件，应在检查确认后将其中一份发送档案室，其余同名文件删除。

只需局领导阅而不需部门阅办的公文办结工作，由办公室管理。机要人员对办理完毕的文件应在登记簿中注明办结，并及时转交档案室。

档案人员负责档案室信箱的管理工作。对办理完毕的文件应在档案室登记簿中登记，注明办结。文件归档按现行的档案分类管理办法执行。

第十四条查询利用。个人可在系统中查询曾经阅办过的任何文件；查询本部门曾经阅办过的文件，可由本部门兼职文档员提供；查询机关的收发文，应向办公室提出申请，经批准后，由档案人员提供。

第十五条收文字号管理。机关收文可分类别按年度编流水号进行管理。

第三章发文处理

第十六条拟稿。拟稿在个人文件夹中处理。拟稿时，必须先正确填写“文头纸”各项目内容；标识主题词可使用自动标引功能，并根据总局关于主题词标引的规定进行调整；进入“正文、附件”栏后，应先编辑正文，然后编辑附件；与本文件相关的参考文件，应在“外收文登记簿”中选择，列入有关

拟稿人经检查确认起草工作完毕后，应将文件发送本部门领导初审。

第十七条初审。部门领导负责初审。初审公文，应通过“编辑”功能进入，经审阅产生初审版本后，可在“审批意见”栏明确签署审批意见，具体审批意见写入“审批内容”栏。审批后，应在签名栏用密码签名。公文的主审人还应在文头纸相应的初审栏，用密码签名，发送给本部门信箱，由部门兼职文档员发送给办公室核稿人员。

第十八条核(审)稿。办公室核稿后，根据局领导的分工发送局领导签发。

办公室核稿后，产生相应的初核(审)稿版本，初核(审)人员应在文头纸相应的栏内，用密码签名。对不需发文、暂缓发文或需要作较大修改的文稿，应在写明意见并签字后退回。

第十九条会签。需要会签的文件，如属局内部部门会签的，应在发送办公室核稿前，发送给有关部门。会签部门审阅文稿产生会签版本后，在文头纸上用密码签名，发还拟稿部门；拟稿部门在确认会签完毕无误后，将文件发送办公室核稿人员。如需外部会签的文件应在发送消息中注明告知。局领导对需要外部会签的文稿审阅签署意见(不需要签发)后，发送给机要室。机要室进行外部会签登记后送打字室，由打字室打印局长同意版本清样，交办文部门送出会签。外部会签完毕后，办文部门应将外部会签情况交机要室登记，然后送局领导确认，并将修改意见输入计算机文稿，按规定程序送局领导签发。

第二十条签发。局领导签发公文，首先要通过“编辑”功能审阅计算机文稿，产生领导签发版本后，在“领导批示”栏中用密码签字，注明批示内容，然后在文头纸的签发栏，用密码签名，注明签发意见。“文头纸”的签发栏由负责该文件的主签人用密码签字。签发后的文件由局领导发送机要室。

第二十一条公文编号、排版、校对。机要人员在编号前要认真审核文稿的版本，确认审稿版本、核稿版本和局领导签发版本齐全的，应进行发文登记，并注明办结，然后才能予以编号。

编号后的文件由机要人员发送打字室。文印人员排版后，应用密码签名，并拷出局长签发版本打印印刷版本（纸质），连同计算机电子文件交办文部门校对。校对人凭打字室交给的印刷版本（纸质），与计算机中的局长签发版本校对。如发现有错误，应在印刷版本（纸质）上修改后，再修改排版版本，无误后，由校对人在校对处签字，连同修改后印刷版本（纸质）转交打字室。校对人一旦用密码签字后，其文件版本为最后定版。打字室根据印刷版本（纸质）印刷。机要室应定期将印刷正本和文头纸送原签发领导补签。

第二十二条归档、封发。档案人员将文件正文保留处室版、办公室核稿版、局长签发版、最后排定版。其他几版的公文，在公文运转结束后，由档案人员酌情删除。

系统封发功能由机要室使用。

第四章公文传递

第二十三条办公室机要室为全局的收发文的中心。各部门的部门信箱为部门的收发文中心。

第二十四条收文操作规程：附后

第二十五条发文操作规程：附后

第五章用户信息管理

第二十六条用户信息由办公室负责维护管理，包括建立用户标识、设置用户的起始登录口令和起始签字密码。

第二十七条用户注册名称、登录口令和签字密码管理。用户注册名称一经确定，一般不再变更。起始登录口令和签字密码由办公室设定后通知用户，用户在正式使用公文处理系统时应更改。如工作调整，其权限由办公室重新设定。

第六章权限管理

第二十八条用户权限由办公室授予并负责管理，除办公室有关人员外，全局办公人员分局领导、部门领导、部门兼职文档员、一般干部四级分别授予相应权限。

第二十九条收文处理权(包括批示权、拟办权、注办权、催办权、处理签填写权)。

批示权：省局领导、部门领导；

拟办权：办公室领导；

注办权：部门领导、部门兼职文档员、一般干部；

处理签填写权、催办权：办公室机要人员及部门兼职文档员。

第三十条发文处理权(包括拟稿权、初审权、初核权、复审权、复核权、会签权、签发权、排版权、校对权、封发权、外部会签登记权)。

拟稿权：全局工作人员；

初审权：部门领导；

会签权：部门领导；

初核权：办公室领导；

签发权：局领导；

排版权：办公室打字室人员；

校对权：部门领导、部门兼职文档员、一般干部；

封发权、外部会签登记权：办公室机要人员。

第三十一条收文簿管理权(包括插入权、更新权、删除权、查询权)：办公室机要人员、各部门兼职文档员。

第三十二条发文簿管理权(包括登记权、更新权、删除权、查询权)。

发文簿管理权：办公室机要人员；

查询权：各部门兼职文档员。

第三十三条存取控制权限(分为全部文件、本部门文件、本人处理过的文件、不能查询任何文件)。

全部文件：局领导，办公室领导，办公室机要、档案人员；

本部门文件：部门领导和部门兼职文档员；

本人处理过的文件：除上述以外的其他人员。

第三十四条信箱管理权(包括查询权、删除权及转发权)。

部门信箱管理权：各部门兼职文档员、机要人员、档案人员、文印人员。

第三十五条案卷目录管理权(包括案卷查询权、案卷管理权)。

卷宗目录管理权：办公室领导、办公室档案人员。

第三十六条系统维护权(包括机构人员维护权、系统代码维护权、系统文件销毁权、系统控制维护权、系统维护配置权)。

所有系统维护权分别由办公室和计算机信息中心确定的系统管理员维护。

第三十七条收文字号管理权：办公室机要人员。

第三十八条发文字号管理权：办公室机要人员。

第七章附则

第三十九条本规则未尽事宜，按有关规定执行。

第四十条本规则由淮南市地方税务局负责解释。

第四十一条本规则自机关计算机公文处理系统运行时执行。

首次进入公文处理系统操作要求

一、启动计算机，以administrator的用户名注册（无口令）。

二、启动公文处理系统。双击公文处理系统图标，打开系统的登录屏幕。

三、登录：输入注册名、口令、回车或点确认，进入系统的主控操作屏幕。（注册名、口令、由办公室投供，注册名永久使用。）

四、修改口令：点选项——修改口令，输入旧口令、新口令、再认定，点确认退出，口令修改成功，再次进入公文处理系统时，应使用新口令。

五、修改签名密码：点选项——修改签名密码，输入旧密码、新密码、再认定，点确认退出，签名密码修改成功。

注意：口令、签字密码如泄密，应及时修改，最好定期修改。如遗忘，请与办公室联系。

六、修改电话号码：点选项——修改电话号码，输入你的办公室电话号码，点确认退出。

发文操作规程（一）

本规程适用于发文字为淮地税、淮地税函、淮地税办、会议纪要、收入简报的文件。发文字为淮地税党组、淮地税纪的文件参照执行。

一、拟稿（操作人：办文部门经办人）

1、进入个人信箱

2、点个人文件夹

3、点新建

4、选择公文种类

5、填写文头纸：密级、缓急、发文字号、会签单位、标题、主题词（选自动标引）、主送单位、抄送单位。

6、编辑正文、附件

①编辑正文，点存盘退出。

②编辑附件，点存盘退出。

③编辑有关文件点存盘退出。

7、完成：点确认。

8、转交部门领导初审：

点转交，选个人中的部门主要负责人（其不在时，可由部门其他负责人初审，下同），在附加说明栏输入“请审稿。”，点发送。

二、初审（操作人：办文部门负责人）

1、进入个人信箱

2、选中待初审的文件

3、点发文——审批——初审

4、编辑正文、附件，点正文附件。

①编辑正文，点存盘退出。

②编辑附件，点存盘退出。

③编辑有关文件，点存盘退出。

5、填写初审意见：点领导审批，填写意见、审批内容，输入签字密码签名。

6、填写文头纸：点文头纸，编辑修改文头纸有关内容（除拟稿时所填内容外，还增加了印刷份数）。在初审栏输入签字密码签名。

注意：修改文头纸中标题时，应同时修改正文、附件中正文的标题，反之亦然（注意版本号的选择）。点确认退出。

7、转交：点转交，在部门栏选本部门名称，在附加说明栏输入“请登记后送办公室核稿。”，点发送。需内部会签时，输入“请登记后送×××会签。”，点发送转送到本部门信箱。需外部会签时，输入“请登记后送办公室核稿。联淮发文，需送×××会签。”，点发送转送到本部门信箱。

三、登记及转送内部会签、核稿（操作人：办文部门兼职文档员）

1、进入部门信箱

2、选中待登记的文件

3、点登记，修改后，点确定（已登记在发文登记薄）。

4、需内部会签时：点发文登记薄，选中要转送的文件，点分送，在部门栏选中需会签的部门，在附加说明栏，输入请会签，点发送。

附：内部会签的操作程序：

①接收、转送（操作：会签部门兼职文档员）

a.进入部门信箱

b.选中需会签的文件

c.点分送，在个人栏选部门主要负责人，在附件说明输入“请会签。”，点发送。

②会签（操作人：会签部门负责人）

a.进入个人信箱

b.选中需会签的文件

c.编辑：点发文——会签，进入编辑（分别编辑正文、附件、领导审批、文头纸，方法与初审相同。）。最后，在会签框内的领导签字栏输入签字密码签名，点确认退出。

d.点转交，在部门栏选本部门，在附加说明输入“已会签，请退回。”，点发送。

③转送（操作人：会签部门兼职文档员）

a.进入部门信箱

b.选中已会签的文件

c.点分送，在部门栏选送会签的部门，在附加说明栏输入“已会签，退回。”，点发送。

④当有多个会签部门时，将收到的第一个部门已会签的文件，再分送第二个部门会签，直到全部会签完毕。已会签完的文件，转送部门负责人审阅。（在附加说明栏输入“已会签，请审阅。”）部门负责人审阅后，转送部门信箱（在附加说明栏输入“已阅，请送办公室核稿。”）。

5、转送办公室核稿（操作人：办文部门兼职文档员）

①进入部门信箱，点发文登记薄。

②选中要送核稿的文件

③点分送,在个人栏选办公室核稿人，在附加说明栏输入“请核稿。”，点发送。

联淮发文需外单位会签，办文部门在分送办公室核稿时，必须在附加说明栏输入“请核稿。联合发文，需送×××会签。”。

四、办公室核稿（操作人：办公室核稿人）

1、进入个人信箱，选中要核稿的文件。

2、点发文——审核——初核

3、核稿：文头纸、正文、附件、领导审批

4、签名后，点确认。

5、转送局领导签发。

需送外单位会签时：

a.转送局领导审阅（不签发）。

b.局领导审阅后（不签发），转送办公室机要室（在附加说明栏输入“已阅，请×××会签。”）。

c.办公室机要室在发文登记薄上登记,并注明送外单位会签后，打印局领导审阅版本，送办文部门进行外单位会签。

d.办文部门到外单位会签后，交办公室机要室。

e.办公室机要室登记外部会签结果。

f.办公室机要室转送办公室核稿人（在附加说明栏输入“外部会签已完成，请审阅。”）。

g.办公室核稿人阅后，送局领导签发。

五、签发：（操作人：局领导）

1、进入个人信箱

2、选中待签发文件

3、点发文——签批、签发。

4、审定正文、附件、领导审批、文头纸。最后，在文头纸框内，选择发，输入密码签名，点确认退出。

5、点转交，在部门栏选办公室机要室，点发送。

六、登记编号（操作人：办公室机要室）

1、进入部门信箱

2、选中待办文件，点登记，点确认退出。

3、点发文登记薄，选中办结的文件，点办结。

4、点发文——发文编号。

5、点分送，在部门栏选办公室打字室，点发送。

七、排版（操作人：办公室打字室）

1、进入部门信箱

2、选中待排版文件，点阅文，拷出后排版打印印刷版本。

3、选中待排版文件，点发文——排版，编辑后，点确认退出。

4、点转交，在个人栏选拟稿人，点发送，转交拟稿人校对（在附加说明栏输入“已排版，请校对。”）。同时，将印刷版本（纸质）送拟稿人，供校对。

八、校对（操作人：拟稿人）

1、进入个人信箱。

2、选中待排版文件，点发文——校对，在正文中选择局领导签发版本，点阅览，与印刷版本（纸质）校对，修改印刷版本（纸质）。然后，在正文中选择排版版本，点编辑，根据修改后的印刷版本（纸质），编辑修改正文和附件。修改完成后，在文头纸上的校对栏输入密码签名，点确认退出。

3、转交：点转交，在个人栏选文印人员，在附加说明栏输入“已校对，请付印。”。同时，将修改后的印刷版本（纸质）送交文印人员。

九、付印（操作人：办公室打字室）

根据校对人修改后的印刷版本（纸质）修改后付印。

计算机公文处理系统发文操作规程（二）

本规程适用于淮南地税信息（含调研专辑）、信息专报、送阅材料的操作。办公会议通知参照执行。

一、拟稿（操作人：办公室秘书）

1、进入信箱

2、点个人文件夹

3、点新建，选择公文种类，点确认。

4、编辑文头纸、正文、附件。

5、点确认退出。

6、转送核稿：选中文件，点转交，在个人栏选办公室核稿人，在附加说明栏输入“请核稿。”，点发送。

二、核稿（操作人：办公室核稿人）

1、进入个人信箱。

2、选中待核稿文件。

3、点发文——审核——初核，编辑文头纸、正文、附件、领导审批，点确认退出。

4、转交：点转交，在个人栏选签发人，在附加说明栏输入“请×××签发”。

三、签发（操作人：局领导）

1、进入个人信箱。

2、点发文——签批、签发，编辑文头纸、正文、附件、领导审批，点确认退出。

3、转交；点转交，在部门栏选办公室秘书室（如为局长办公会议通知，则选办公室领导。），点发送。

四、登记、编号（操作人：办公室秘书）

1、进入部门信箱

2、选中已签发文件，点登记，点确定退出。

3、点发文登记薄，选中文件，点办结，再点发文——发文编号，点确认退出。

4、分送：

①发送到办公室打字室付印：

点分送，在部门栏选办公室打字室，在附加说明栏输入“请付印”。点发送。

②发送给市局机关人员：

点分送，在办公组栏选局内全体办公人员，点发送。

五、付印（操作人：办公室打字室）

1、进入部门信箱

2、选中文件，点阅文，拷出付印。

计算机公文处理系统收文操作规程

一、收文登记、填写收文处理签、输入文件内容、分送（操作人：办公室机要室）

1、进入部门信箱

2、点收文——收文登记，打开外收文登记屏幕，登记有关信息后点确定，继续进行下一份文件的登记。

3、点外收文登记薄，选中待处理文件，点收文——填写收文处理签，打开屏幕，收文处理签的大部分内容已带入。点正文、附件，输入文件的正文和附件。点确认退出。

4、分送：选中待处理文件（可选中多份文件），点分送，在部门栏选办公室领导，在附件说明栏输入“请拟办。”，点发送或全部发送。

二、拟办：（操作人：办公室领导）

1、进入部门信箱

2、选中待处理办件，点收文——拟办，阅览正文、附件内容后，在收文处理签的拟办意见栏输入拟办意见，点确认退出。

3、分送：点分送，根据拟办意见，分送局领导或部门。

三、批办（操作人：局领导）

1、进入个人信箱

2、选中待处理文件，点收文——批办，首先在正文、附件中，分别点阅览，查看正文和附件的内容；再在收文处理签中，查看拟办意见；最后，在领导批示中的批示内容栏输入批示意见，在签名栏输入签字密码签名。点确认退出。

3、转交：先中已阅文件（可选多份文件），点转交，在部门栏选办公室机要室，点发送或全部发送。

四、分送（操作人：办公室机要室）

1、进入部门信箱

2、转送，选中待处理文件，点阅文，查看领导批示意见和拟办意见。点分送，根据领导意见发送到相关的部门信箱。

五、接收分办（承办部门兼职文档员）

1、进入部门信箱

2、选中文件，点发送，发给部门主要负责人。

六、承办部门承办（注办），（操作人：承办部门负责人）

1、进入个人信箱

2、选中文件，点阅文，查看文件内容、领导批示、拟办意见。

①需批办的，选中文件，点收文——批办，在领导批示中的批办内容栏输入批办意见，在签名栏输入签字密码签名。点发送，选中承办人员（可选多人），点发送。

②不需批办可直接办理的，选中文件，点收文——注办，在收文处理签中的注办栏输入办文结果，并输入签字密码签名。

七、承办注办（操作人：承办部门承办人员）

1、进入个人信箱

2、选中文件，点阅文，查看文件内容、领导批示、拟办意见等，进行文件办理。

3、文件办理结束后，把办理结果输入（注办）：选中文件，点收文——注办，在收文处理签中的注办栏输入办文结果，并输入签字密码签名。