【浅析工商行政管理档案工作存在的问题与对策】 档案问题

浅析工商行政管理档案工作存在的问题与对策

一、目前工商行政管理机关档案工作存在的问题 (一)工商行政管理机关档案资源建设相对滞后。随着工作不断深入， 工商行政管理机关档案资源不足与工作需求的矛盾已逐步显现出来，不仅束缚着 工商行政管理机关档案事业的进一步发展，也影响了工商行政管理机关档案服务 功能的进一步发挥。长期以来，工商行政管理机关档案资源以纸质档案为主体， 附之于为数不多的声像档案等特殊载体的档案，门类不多，结构单一，专门档案、 特色档案尤其是珍贵的实物档案更少。

(二)工商行政管理机关档案长效管理机制尚未形成。很多地方的工商 行政管理机关对档案工作重视不够，管理不力，致使档案工作依然处于比较落后 的状态，影响了工商行政管理机关档案工作的平衡和全面发展。有的地方为应付 检查考核而管理档案，搞“突击”，检查考核一过，则搁置一边，放松了管理工作， 出现“滑坡”、“反弹”现象。

(三)工商行政管理机关档案信息化建设进展缓慢。部分地方的工商行 政管理机关上至领导，下至工作人员对档案信息化建设的认识不到位;很多基层 分局的档案管理仍停留在原有的纯手工操作水平上，未配备计算机进行管理;档 案的数字化加工力度不足，在工商行政管理机关网上可供查询利用的档案数据还 不够，全文信息不全。

(四)工商行政管理机关档案的现实作用发挥不大。目前很多地方的工 商行政管理机关档案工作仍停留在看门守摊、被动服务的旧观念、旧模式上，仅 仅满足于等待利用者上门查阅，缺乏主动精神，编研成果很少，质量也不高，编 研工作大多数只限于档案部门自身使用的专题目录、文件汇编等检索工具的编制， 可以说只有编而没有研。

二、问题存在的原因(一)部分领导和档案工作人员对档案信息化工作认识不足。众所周知 工商行政管理机关工作的重心是维护市场经济秩序，一些领导没有把档案管理工 作摆到重要位置来抓。加之基层单位点多面广，工作任务较繁重，领导难免会顾 此失彼。因此，重业务、轻档案问题在基层单位普遍存在，导致工作人员对档案 管理工作存在偏差，主动开展工作的意识不强，不善于对档案进行日常化、规范 化收集管理，而是作为临时性、突击性、应付性工作。

(二)基层档案专业人员匮乏和档案人员信息化素质偏低。近些年，市 场经济日益繁荣，新生事物逐渐增多，而基层工商行政管理机关任务繁重与执法 力量不足之间的矛盾又难以有效解决，导致“好钢用在刀刃上”的思想普遍存在， 大多数单位舍不得让业务能力强、身体素质好的工作人员专门从事档案管理工作， 且受专业人员少、人员更换频繁、技能培训不及时等条件的制约，使得基层工商 行政管理机关档案队伍普遍存在专业知识偏少，操作技能较差，质量把关不严的 现象。个别单位档案员因兼职过多，在时间、精力上对档案工作投入不够，主动 学习不足，导致对档案管理工作一知半解，是似而非，仅凭自己的理解和揣摩收 集、整理档案，致使档案管理工作的完整性、规范性和系统性得不到有效保证。

(三)各类档案的收集、编研工作不及时。档案工作中心任务之一就是 提供利用，如果档案收集和编研工作不及时、不完整，不仅会影响和制约档案信 息利用效果，而且也不利于档案的有效管理和开发。目前个别档案收集不完整、 不及时，偏于收集文书档案过多，而科技档案、声像档案少;收集纸质档案过多， 而电子档案少;有些单位责任人立档责任心不强，不按要求立档，不及时移交， 个别人为了工作方便把应移交的档案留作自用，这些都是影响档案收集完整的一 个重要原因，同时对日后档案的提供利用受到影响。

三、解决上述问题的对策 (一)提高思想认识，切实加强组织领导 各级领导要从为工商行政管理事业负责的高度来认识档案管理工作 的重要性，进一步责任感和紧迫感。尤其是基层单位的领导，要切实把加强档案 管理列入工作日程，建立长效责任机制，并通过经常性督导检查与突击抽查相结 合的方式，及时发现并解决档案档案管理工作中存在的问题，确保档案工作人员 认识到位，工作到位，改进到位。(二)加强业务培训，打造档案管理专业队伍 要推动档案信息化可持续发展，必须尽快培养一支政治素质高、业务 能力强、具有创新精神的档案队伍。一是挑选具有爱岗敬业、无私奉献的精神， 耐得住寂寞、不为名利的思想境界和良好、健康的心态的人员充实到档案队伍中。

二是要量才适用、以岗定人，在保持档案人员相对稳定的基础上，采取培训与自 学相结合等方式，使档案人员不断更新和扩展新知识，提高档案人员的信息化水 平。三是以“走出去，请进来”的方法，组织档案人员到先进单位参观、学习、交 流，从中汲取先进经验，促进基层工商行政管理机关档案工作的再发展。

(三)加大资金投入，完善档案管理设施 各级工商行政管理机关在加大其他硬件设施资金投入的同时，要适当 考虑加大对档案管理工作的资金投入，以完善档案管理的硬件设施。如在改善办 公条件时，立足长远地搞好档案库房的设计，预先考虑好库房面积、结构和承重 能力等要素，配备好档案库房专用设施。

(四)不断开拓创新，拓宽利用档案的渠道 开发利用是档案工作的生命线，工商行政管理机关档案工作的所有环 节都是围绕利用档案而形成的。一是要树立主动服务意识。各级档案部门、档案 人员要有超前服务意识，要具备宽阔的思路、敏锐的眼光，要积极学习和掌握新 形势下工商行政管理机关工作的新观念、新政策、新情况，提高自身素质，积极 主动地了解大局、融入大局、服务大局。二是要加强编研工作，提高服务水平。

要充分挖掘和利用档案资源，紧紧围绕各个时期工商行政管理机关中心工作，抓 住工商行政管理机关工作的热点、难点问题开展档案基础编研、专题编研和深度 编研工作，变“死档案”为“活信息”，更好地为现实工作服务。三是档案工作人员 利用自身优势，开发组织机构沿革、大事记、史志、专题文件汇编、案例汇编等 形式多样的编研成果，为工商行政管理机关工作服务、为队伍建设服务的功能作 用。

作者：赵智鹏 来源：当代青年(下半月) 2016年3期