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关于机械电子工程档案管理存在的问题及对策:档案管理的问题及对策

来源:城建 时间:2019-11-04 07:59:55 点击:

关于机械电子工程档案管理存在的问题及对策

关于机械电子工程档案管理存在的问题及对策 工程档案是工程内在质量的见证材料和工程验收的重要依据。本文结合笔 者多年的工作总结,主要针对工程档案管理过程中常见问题进行了分析与研究, 并提出了相应的解决措施,以供大家参考与借鉴。

一、档案管理发展趋势 工程档案管理随着经济的发展不断规范,工程档案管理的发展趋势是 科学化、信息化、电子化。

(一)工程档案的计算机化管理。随着计算机技术的发展和应用,电子 档案已经在我国得到了普遍的应用,并逐步走向成熟。档案中数据和流程图的绘 制软件开发者已经进行了很好的处理,但是却还没有形成一个完整的系统实现软 件的互通应用。档案管理工作必须建立一个专门的系统实现对档案信息的一体化 处理,这将是档案管理近期的发展方向。

(二)培养专业档案管理人员。随着全球化的发展,人们已经认识到管 理对于经济的重大影响,管理学专业也日益兴起,这必将会培养出大量的现代化 管理人才。这样就为建设专业化的档案管理团队打下了坚实的基础。在经济发展 的背景中打破传统的管理模式,将档案交由专业的人才管理,实行现代化的管理 模式,这就会大大推动档案管理的发展和作用。

二、当前工程档案管理现实中常见的问题分析 (一)档案管理方法落后,导致资源严重浪费。目前很多建设项目都是 采用传统的方法来管理项目档案,就是在资料的形成、收集、整理等平常工作中 单纯由人工操作和管理,这样工作量大,工作效率低,不能很好地适应项目档案 数量大和项目档案利用范围扩大的需要。在整理方面,传统方式整理竣工资料就 是项目完工后统一整理,组成竣工资料编制小组,一般需要做―套纸质档案,一 套项目档案数量上千卷,需要很多纸张,造成每个单位都有庞大的档案室,需要 配备多人编制和管理,人工建目录,占用许多资源,造成人力物力的过多利用, 甚至是很浪费。

(二)技术滞后,还未能完全达到现代化城市的要求。当前工程档案的 管理虽然已开始运用计算机、光盘等现代化工具,但这些档案管理现代化的模式仍是计算机技术加上传统的档案管理模式,实质是传统档案管理模式运用新技术 的改进,是对传统档案管理模式的数字模拟,并没从根本上真正改变管理方式。

在这种管理模式中,管理仍是围绕纸质实体档案进行的,对知识的占有、信息的 转化、利用与传输都停留在较为落后的基础上,不适应信息化建设的发展及社会 对其新的需求。

(三)资料滞后,与飞速发展的城市建设不相适应。这里所指的资料, 不仅是工程建设资料,同时还包括诸如邮电、通讯、水电、交通、燃气等基础性 工程建设资料。工程竣工后,有些相关资料没有及时送交城建部门归档、整理, 形成完整的文件,致使有的工程资料特别是地上网络系统的情况不明,为日后建 设埋下隐患。

三、提出工程档案管理问题的解决对策

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