人员招聘录用是人力资源管理的首要环节,是用人风险防范的第一道 关,该环节应当以法律风险管理为导向,通过完善招聘录用制度、入职流程、相 关模版等工作,抓住关键风险点,从源头上规避由招聘录用带来的法律用工风险, 避免劳动争议和劳动纠纷。
A公司是某通信运营企业,主要业务是运营通信网络,目前员工3000 余人,其中销售人员是服务营销一线员工,担负销售和服务职责。销售人员主要 特点是录用门槛较低,职业通用性强,人员流动性大,每年招聘录用人数多达数 百人,在人员录用管理上有一定的规模效应。
本文将结合A公司销售人员职位新员工录用管理实践,探讨在人员录 用管理模式及其各环节中涉及到的法律风险防范。本文将主要从人员录用过程中 的招聘面试阶段、入职阶段、试用期阶段等三个环节进行探讨,认真研究分析, 总结出员工招聘录用关键风险点及防范措施。
一、招聘面试阶段的相关风险防范 招聘面试阶段涉及法律风险的主要部分是《应聘登记表》与《录用通 知书》的设计,这两个都是属于书面材料,易于被应聘者接触与取证,而设计专 业、严谨周密的书面材料也将让企业能有效规避相关风险,因此这两个书面材料 需要有专业的设计。
1.《应聘登记表》的设计要点 《应聘登记表》是企业为了收集应聘者的基本信息而设计的格式固定 的表格,主要包含应聘者的基本信息、学历信息、工作经历信息、相关奖励信息 等,一般是由应聘者在参加面试前填写。《应聘登记表》是企业了解应聘者基本 信息的重要材料,因此真实、客观是《应聘登记表》必须具备的基本要素。《应 聘登记表》的设计因企业风格而异,但是在保证材料真实性方面的要求是一致的, 建议在设计中留意以下要点:(1)注明需签字条款:在《应聘登记表》的最后建议附上应聘者个人 申明,申明内容如下:本人确认所交的材料,所填的信息与单位是否录用本人有 绝对的因果关联性。证实上述所填写的各项资料内容的真实客观性,并无掩饰任 何不利申请此职位之资料。本人自愿承担因隐瞒事实而带来的含解除劳动合同等 一切后果。
(2)应聘者联系地址的备注说明:该地址作为企业联系应聘者的主要 方式,同时也是将来入职之后企业相关通知投递的地址,因此该地址信息非常重 要,需要在填写地址的地方注明:此为可以联系到本人的地址。
2.《录用通知书》的设计与发放要点 录用通知书(即Offer)在法律上的概念为要约,按照《合同法》的规定, 要约在送达受要约人时即具有法律效力。在发放录取通知书后企业反悔或者应聘 者同意接受录用后又反悔的,均属于违约行为,需要承担缔约过失的责任,可根 据民法相关规定向违约方索要赔偿金。因此,对于企业来说,录用通知书需要严 谨设计、审慎发送,以降低法律风险。录用通知书设计要点如下:
(1)所有都是“拟同意”字眼,这样设置是为了便于在发放录用通知书后 设置学历验证、证书验证等入职条件的约束,若所有都是“同意”字眼,企业将没 有回旋余地。
(2)不要出现“符合录用条件,拟录用”的字眼,防止在试用期时出现不 符合录用条件开除而引发的矛盾争议,使企业处于被动状态。
(3)需设置确认与回复的时限,请对方在3天内回复是否同意录用,并 设置录用通知书的有效期(如一个月),形成闭环管理,防止争议。
(4)录用也要缔约过失责任。对于已经回复确认接受录用,但是最后 又不来报到的应聘者,可在录用通知书中提前告知约定赔偿金,金额一般可约定 为一到三个月的工资,在合理范围内即可,属于民法范畴。
二、入职阶段的相关风险防范 企业通知录用者后,接下来的主要环节是签订劳动合同和办理入职手 续。按照《劳动合同法》第十条规定,建立劳动关系,应当订立书面劳动合同。
已建立劳动关系,未同时订立书面劳动合同的,应当自用工之日起1个月内订立书面劳动合同。
一般来说,劳动合同宜采用当地劳动部门的劳动合同范本,在范本基 础上适当进行修改,在“双方认为需要约定的其他事项”中增加相应的补充说明。
合理的使用“其他事项”约定,将有助于大幅减少相关劳动纠纷的产生。
结合A公司销售人员流动率大、录用人数多的背景,在签订劳动合同 和办理入职手续中,总结了主要的风险点及对策如下:
1.离职证明与竞业限制的要求 企业要求应聘者在入职前提供与上一家用人单位的《离职证明》原件。
其次,企业要求应聘者书面承诺对上一家用人单位不承担竞业限制义务,同时进 行严格的背景调查核实,在确认其无竞业限制相关义务,再与其签订劳动合同, 并在劳动合同中再次确认应聘者的上述承诺。
在实践中,常常会碰到应聘者确实由于各种客观原因无法提供离职证 明,而企业也担心其与上家用人单位有劳务纠纷,这时可以有最后一招可以使 用:让应聘者入职前提前三十天写辞职报告书,快递到原用人单位,在快递单上 写明辞职报告书,这样三十天后即可自动解除与原用人单位的劳动关系。
2.《员工履历表》填写注意事项 (1)工龄证明,建议在《员工履历表》的工作经历填写处注明:员工 需提供材料证明过往的工作经历,否则公司有权不予确认过往工龄。
(2)《员工履历表》中要让员工填写公司可以书面通知的地址,并标 注:公司送达以上地址,视为有效送达本人,不论本人是否签收。
(3)《员工履历表》中要员工签名以下告知条款:单位已经如实告知 劳动者工作条件、工作地点、工作内容、安全生产状况、劳动报酬、职业危害以 及劳动者要求了解的其他情况。
3.《员工手册》阅知及更新 员工手册是是企业规章制度的重要载体,是除了劳动合同外,属于未 来劳务争议的重要决策依据。《员工手册》涉及每年更新的问题,从法律上严谨 的角度来看,《员工手册》每年更新后,让所有员工签收是最稳妥的做法。当然,这个要从效率上去衡量,电子版本的签订并在《员工手册》上约定员工定期(每 月)查阅人力资源系统公告上的更新版本的义务似乎是更有效率的做法,需注意 的是《员工手册》每次电子版本制度更新公告时,要经办人在纸质版本签字经办 留档,防止争议。
三、试用期阶段的相关风险防范 1.试用期内解除劳动合同 在试用期内,很多企业都会发现,虽然通过了面试层层筛选,各种背 景调查,最终录用的员工中总有一些人员是不适合录用的,此时希望淘汰这部分 人员,建议要以试用期内不符合录用条件直接与这类人员解除劳动合同,而不要 以培训、调整工作岗位后仍不胜任工作岗位的原因解除劳动合同,对于企业来说, 后者需要支付经济补偿金。
2.试用期转正录用条件的样例 明确规定以下为不符合录用条件的情形(转正条件):
(1)未按要求提供证件材料(如毕业证、学位证等)。
(2)无法提供过往单位离职证明,与原单位解除劳动合同、未交接, 已签署竞业限制人员。
(3)拒绝参加社保。
(4)有任何的违纪违规行为。
(5)工作过程中有差错。
(6)工作过程、工作结果不达标、不符合要求的。
(7)内部考试不合格或拒绝参加内部考试。
四、结束语 人员录用是人力资源管理的首要环节,是用人风险防范的第一道关, 企业人力资源管理应当以法律风险管理为导向,通过完善制度、流程、模版等相 关工作,抓住关键的风险点,规范用人管理,从根源上规避由招聘录用带来的相关法律风险,避免劳动争议和劳动纠纷。并根据企业发展的需要及相关法律法规 的变化,不断检视和完善员工录用管理工作,逐渐形成完善、成熟的录用管理模 式。本文所列的人员录用过程中的关键法律风险点和对策,是结合A公司特点予 以总结,并不能涵盖和完全适用于各行业及各类型企业,在具体执行时还需要结 合企业实际情况,进行有针对性的补充和完善。加强风险意识,留意细节设计, 认真执行到位,人员招聘录用过程中的法律风险是可防可控的。
作者:韦晓源 来源:商场现代化 2016年26期
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