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【高校二级学院行政秘书工作探微】 高校二级学院

来源:销售 时间:2019-10-13 07:55:03 点击:

高校二级学院行政秘书工作探微

高校二级学院行政秘书工作探微 高校二级学院行政秘书是在学院办公室主任的领导下, 做好学院办公室行政事务的主要执行者。本文主要从明确行 政秘书工作的职责、特点和应具备的素质能力三个方面探讨 高校二级学院行政秘书工作。

摘 要:
二级学院 行政秘书 职责 特点 素质 学院办公室承担了学院的主要行政管理工作,行政秘书 是在学院办公室主任的领导下,做好学院办公室行政事务的 主要执行者。行政秘书可以说是学院领导的助手,是联系学 院和学校其他部门的纽带,更是沟通学院领导和其他教职工 的润滑剂。因此,提高行政秘书自身的工作能力,对于提高 学院管理水平和促进学校健康发展将起到强有力的辅助作 用。要提高行政秘书工作能力,笔者认为应充分了解行政秘 书工作的职责、特点和应具备的素质能力。

一、行政秘书工作的职责 二级学院行政秘书工作的主要职责是协助学院办公室 主任做好学院的各项行政工作。其工作涉及学院行政工作的 方方面面,主要分为以下五个方面:
1.日常工作:负责学院的文件管理、信息管理和资产管 理等工作。文件管理:负责本院上报各类文件的校对、呈送 和存档管理工作,负责有关部门发来的各类文件的登记、传 阅、传达、反馈及归档工作;
信息管理:负责收集整理维护学院教职工的个人详细信息;
资产管理:负责日常办公用品 领取保管发放工作,负责本部门办公设备、办公家具等固定 资产的采购申请、管理及账务工作,并配合资产管理职能部 门定期开展本部门资产盘点清查工作并对本部门提出资产 维护、保养、报废、更新等建议等。

2.人事工作:协助分管院领导做好本院教职工的招聘、 考勤、考核、聘任和职称申报等工作,负责向新员工讲解院 校的各项规章制度,做好新员工的事务性培训;
节假日协助 部门领导做好值班安排。

3.文字工作:负责起草下达学院通知,起草、校对学院 的有关文件和上报材料及学院各类会议的准备工作;
协助院 领导制定工作规划和制定学院有关的规章制度等。

4.外联工作:学生家长、教职工家属或其他外单位人员 来学院咨询、访问或调研时,做好接待工作。

5.突发工作:领导或教师安排的其他工作,及办公室其 他人员缺岗时的临时替岗工作等。

二、行政秘书工作的特点 根据以上对行政秘书工作职责的了解可知其有以下四 个方面的特点: 1.辅助性:行政秘书扮演者在学院领导的指挥和控制下 协助其完成共同工作任务的助手角色。学院领导即承担行政 工作,又有教学与科研任务,工作不可能做到面面俱到。所以, 行政秘书就要对领导布置的工作及时完成,并对其进行跟踪和督促。对重要的事项要及时汇报和提醒,及时将工作中出 现的问题反馈给相关领导。

2.服务性:行政秘书主要是服务于学院的师生、教学与 科研、学院决策。首先,服务于师生,这是行政秘书工作的 最基本的职能,要为师生营造一个和谐的学习与工作环境, 促进师生对学院有家的感觉。其次,服务于教学与科研,教 学与科研从根本上说是高校的基本职责,要及时传达学校的 教学科研信息,并积极为他们的工作提供方便,如查阅相关 文件和资料,向有关部门咨询相关政策等。再次,服务于学 院决策,为了保证院领导决策的科学性,必须及时准确地为 领导提供诸如统计、调查、通知之类的信息,为领导提供决 策依据,当好领导的助手;
在学院的一些决策中,行政秘书 要负责资料的收集与整理、提供决策建议、调查决策的反馈 意见、集中师生观点等工作,为决策提供依据。

3.繁琐性:行政秘书的工作千头百绪,每天都有大量繁 杂的事情要办。通常是一件事接着一件事,甚至是几件事情 一起干。而且经常要与不同的人员接触,及时处理他们提出 的各种问题,实际工作中涉及的任务远远超过行政秘书这个 岗位的职责要求。

4.重复性:行政秘书的工作常有反复出现、 反复办理 的特点。每天上班都得收文,然后将有关文件上传至学院主 页、有关事务短信通知、紧急事务电话通知,教职工职称申 报、年终考核和聘任每年都是在特定的时间按既定步骤办理,等等。

三、行政秘书应具备的素质能力 二级学院行政秘书工作虽说是高等学校最基层的工作 岗位,但要把工作做好,还是需要行政秘书拥有以下出色的 能力素质:
1.过硬的政治思想素质 政治思想素质是人的综合素质的核心。过硬的政治思想 素质是正确履行职责的内在保证,有了这项保证,才能自觉 地站在先进世界观的角度处理问题、把握事物的本质和发展 方向以及通过正确的途径和方法解决工作中遇到的问题。

2. 广博的科学文化素质 高校里人才聚集,如果行政秘书自身科学文化素质不高, 在具体工作实践中就会遇到阻碍。因此,作为二级学院的行 政秘书,应该要具备以下科学文化素质:(1)行政管理学 知识:行政秘书必须掌握先进的管理理念和方法,促使管理 工作科学规范;
(2)心理学知识:行政秘书接触的人员广 泛,必须学习心理学知识,保证工作质量,提高工作效率;

(3)计算机知识:当今,各高校办公自动化日趋完善,行 政秘书只有不断学习相关计算机知识,不断提高计算机操作 水平,才能跟上时代的步伐,使秘书工作卓有成效;
(4) 档案学知识:档案管理是行政秘书的常规工作,档案管理科 学规范,可以节约查找资料的时间,随时可以调阅所需资料, 提高工作效率;
(5)所在学院的一般专业知识:这样方便跟师生交流,容易拉近距离;
(6)其他知识:高校行政秘 书也可根据自身的特点和爱好,学习其他领域的知识,如外 语、经济学、法律、美学、文学、历史学知识,这些知识有 利于拓展视野,促进文化素养与科学素养的提高,是对专业 知识的辅助与补充。

3.较强的个人能力素质 能力素质,是指担任某一特定的任务角色所需要具备的 能力。作为二级学院行政秘书,必须具备较强的个人能力素 质有:(1)文字功底和口头表达能力:行政秘书要替领导 起草各类文书,又经常与人交流。因此,必须具备较强的文 字功底和良好口头表达能力,能够将自己的思想快速准确地 传递出来;
(2)组织协调能力:要善于与领导、同事和其 他人交往,善于协调领导与师生等各方面的关系,巧妙地解 决各方面的矛盾,营造出和谐融洽的工作环境;
(3)时间 安排能力:行政秘书的工作繁琐而杂乱,要求其必须具备合 理安排时间的能力。首先要珍惜时间、不浪费一分一秒,其 次要学会在最佳时间段完成最重要的工作任务,再次要有计 划分配自己可用的时间、有效地提高工作效率和质量;
(4) 学习能力:要把学习作为一项重要任务和职责,认真对待, 不断地拓宽学习的领域和途经,从而使自己的知识结构更加 合理。

4.健康的心理素质 面对工作中错综复杂的人际关系和繁杂琐碎的事务,二级学院行政秘书必须具备以下健康的心理品质:(1)自信 乐观:行政秘书应对自己的职业充满兴趣,能较好地适应并 改造现实环境,这样才会激发出自身的勇气、毅力和潜能, 形成正确的自我意识和价值判断;
(2)热情坦率:热情坦 率的工作态度能营造和谐的人际关系,能变被动为主动,变 消极为积极;
(3)开拓进取:行政秘书工作经常会面临一 些意想不到的困境,要能经受得住挫折、不畏挫折、开拓进 取。

总之,高校二级学院行政秘书应该牢记自己的工作职责, 深入了解工作的特点,不断提高自身素质,完善自我,出色 的完成各项工作任务,促进学院的建设发展再上一个新台阶, 为学校的建设和发展做出更大的贡献。

参考文献:
[1] 苏志兰.提高高校院系行政秘书工作效率的对策[J]. 湖北函授大学学报,2010(01). [2] 唐镭.新形势下高校院系办公室工作的思考[J]. 科技信息,2009(30).

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