高职院校档案信息化建设的问题和策略分析|档案的信息化建设

高职院校档案信息化建设的问题和策略分析

1 加强对高职院校档案管理现代化的研究 相对于其他各项事业来说，目前我国高职院校档案管理 发展较慢，尤其是对档案管理现代化的研究较少，直接制约 了档案信息化建设。主要表现在：
1）借鉴别人的模式较多，研究自己的问题较少。我国 高职院校大部分由过去的中等专业学校合并升格而来，由于 档案不是合并的主要工作，所以大多数高职院校往往就近照 搬其他高校的档案管理方式，虽然建立了档案管理机构，但 管理设施是拼凑起来的，管理制度是照抄别人的，虽然可以 应付上面的检查，但是不能充分发挥档案服务学校教学和管 理的职能，导致档案工作越来越边缘化。

2）针对具体管理问题的研究多，对档案管理共性规律 的研究少。由于在档案管理中存在漏洞，所以实际工作中经 常会出现一些问题，例如一些应该收档保存的资料没有及时 保存，有些资料的归档不正确等，影响了档案的使用。于是 许多高职院校的档案工作仅仅局限于研究解决具体问题，对于档案在高职院校管理中的地位和作用，档案工作的服务对 象等带有共性规律性的问题则缺乏研究。

3）档案信息化管理研究较为薄弱。许多档案管理人员 认为信息化仅仅是增加几台电子设备，录入一些资料，做一 些PPT演示文件，最多是建一个电子文档室，装潢一下门面 而已，没有从现代情报学的高度去理解档案信息化对开发档 案资源，强化档案管理的重要性。

应该认识到，积极应用现代信息技术，加强档案信息化 管理，既是建设电子化校园的需要，也是校园文化建设的需 要，可以更好的服务与学校发展。“从有纸的档案到无纸的 档案飞跃，档案工作无异于脱胎换骨，对传统档案工作冲击 的广度、深度和力度都是前所未有的。”需要在观念、体制、 系统、技术等各方面都建立起全新的认识，需要以系统化、 信息化的观点来看待原来的档案工作，这本身就是一个比较 复杂的课题。因此，树立科研意识，以科研促工作，认真研 究高职院校档案工作特点和本单位实际情况，研究档案工作 的服务对象和服务方式，是高职院校档案信息化的基础工程 和先导工程。“有了科研意识，就会主动关心了解档案专业 的最新科技成果，了解学术研究前沿动态，较好地掌握档案 学理论与技术的研究方法，并将现代科技成果，尤其是现代 化管理的技术和手段应用到档案管理工作中。” 2 积极更新档案管理的观念 高职院校档案信息化本身也是一个现代化的过程，而现代化首先在于思想观念的现代化，要从以下几个方面更新观 念。

3 重视人才的培养和引进 人才是档案信息化建设成败的关键。目前，高职院校档 案信息化建设中也存在人才才队伍建设滞后的问题，具体表 现在：
1）缺少真正懂行的决策者。档案信息化既与档案学有 关，又与信息学有关，是一项专业性很强的工作，真正了解 档案信息化的价值意义、流程规范、日常业务、硬件设施， 需要下很大的功夫。而要使档案信息化与电子校园工程、校 园文化建设紧密结合起来，因此档案信息化从一定意义上讲 是“一把手”工程。但是从我国高职院校的现状看，由于以 前档案工作不受重视，领导对此研究的少、学习的少，不少 档案部门的工作人员有十多年的档案工作经验，但部门领导 却是从其他部门调入，对档案工作一知半解，档案部门的分 管领导十之八九出身于行政或教学岗位，有自己的专业所长， 但是对档案工作知之甚少，这样的领导配置，决策时的失误 也就在所难免。

4 破解体制难题 目前高职院校档案管理体制不科学，条块分割严重，限 制了档案信息化进程。主要表现在：
2）档案管理体制依然保留着传统的分散模式。大多数 高职院校的档案大多散放在综合档案室、宣传部、人事处、学生处、教务处、招生办、电教中心、网络中心等部门。各 部门为了方便自己的工作，对所管理的档案按自己的理解整 理归类，导致档案残缺甚至遗失，不能对档案实行集中统一 的标准化、规范化管理，各部门间档案的规格、代码等都不 统一，成为信息化的重要障碍。高职院校应该坚持统一化和 全局化的原则，在信息系统分析之前，理顺档案管理部门的 体系和职权，统一档案管理规则，明确文档归档权限，“高 校应根据自身的特点，注意吸收相关行业的管理标准和经验， 制定完善的符合实际需要的标准和制度，以保障档案信息化 建设工作安全、有序地开展。此外，档案的收集、保管、利 用等各个工作环节都需要进行重新设置。”在系统分析阶段， 做好系统结构、流程和代码设计，建设功能齐全的档案信息 数据库，使档案信息系统成为学校有价值的资源。

高职院校档案信息化是一个长期、系统、艰巨的工程， 除了需要档案管理部门和人员的努力以外，更需要学校的支 持与关注。只要坚持科学发展观，从实际出发，加强研究， 更新观念，重视人才培养，破解体制难题，才能实现档案管 理信息化目标，把高职院校档案管理工作推向新的发展阶段。

参考文献：
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