【浅谈历史档案文献的信息化建设与管理】 信息化参考文献

浅谈历史档案文献的信息化建设与管理

本文详细阐述了历史档案文献信息化建设与管理的原则，包 括优化档案文献管理模式，统筹规划、突出重点，坚持协调 统一、可持续的发展三方面。并从领导重视、思想统一，加 强信息化的基础设施和人才建设、制定统一的标准和规范三 个方面阐述历史档案文献信息化建设与管理的重点。在此基 础上，本文历史档案文献信息化建设与管理实践，包括历史 档案文献数据库建设和历史档案文献信息化平台建设。本研 究可为我国历史档案文献信息化建设与管理提供指导。

摘 要：
历史档案文献；
信息化；
建设与管理；
数据库；
信息系 统 1 综述 当今时代是信息化高速发展的时代，随着各种高新技术 的发展，档案管理事业也面临着新的机遇与挑战，传统的档 案管理工作已经无法满足新时代档案管理的需要。对于历史 档案文献的保护可以进行数字化加工，实现永久保存，比如 拍照、扫描等，形成数字化档案，历史档案的利用可以不用 再通过不断的实物查找、翻阅，就可以进行历史档案文献的 检索、查阅、传播。这样不仅可以充分发挥历史档案文献的 价值，使得档案利用更加快捷方便，精确度大幅度提高，而且可以避免由于不断的翻阅导致历史档案文献的损毁，可以 最大化地保护原始历史档案文献。因此，历史档案文献的信 息化建设与管理能够突破传统的档案管理出现的问题，适应 新时代档案管理的要求。利用数据库技术、数据压缩技术、 高速扫描技术等技术手段，将传统介质的历史档案文献，系 统组织成具有有序结构的档案信息库[3]。

2历史档案文献信息化建设与管理的原则 （1）优化档案文献管理模式 由于历史的原因和目前档案管理的现状，历史档案文献 没有统一的规范标准，各类历史档案文献混合在一起，相同 的纸质历史档案文献经过不同部门和人员的处理出现了不 同的文件格式，此外在文件的保管、调阅、传递和使用过程 中也没有统一的要求，存在很多人为的因素，如果不通过信 息化管理，无很难将历史档案进行标准化管理，因此，历史 档案文献信息化建设首先要遵循标准化、规范化、科学化的 原则，没有历史档案文献的规范化、标准化管理，信息化也 就无从谈起。通过将历史档案文献按照统一的信息化标准进 行建设管理，档案管理水平则能够得到提高，从而使得目前 历史档案管理工作的瓶颈得到有效的解决。

（2）统筹规划、突出重点 历史档案文献信息化建设与管理是一项系统工程，需要 重点研究信息化建设与管理的总体框架、技术支撑、措施、 规划、标准规范以及有关内容，使得历史档案文献信息化建设能够实现规范有序的进行，通过统筹规划，针对信息化建 设出现的实际情况，深入、科学的调查和论证，确定档案信 息化建设与管理的重点，明确信息化建设与管理的难点和突 破口，制定出切实有效的措施和方法。通过对历史档案文献 信息化建设统筹规划，实现有效、有序地建设。

3 历史档案文献信息化建设与管理的重点 （1）领导重视、思想统一 加强历史档案文献的信息化管理与建设，首先需要获得 档案管理部门的领导重视，领导的重视是档案管理信息化建 设的关键，长期的实践证明，哪里的领导重视档案管理工作， 哪里的档案管理就能搞得更好。只有获得领导的重视，各项 工作才能有具体的要求，这样也更有利于不同部门不同岗位 的工作人员明确责任义务，进而保证信息化建设的进度和质 量。领导重视历史档案文献信息化建设与管理，那么档案信 息化的意识就会不断增强，会把档案信息化建设作为档案管 理部门的政务建设的一项重要工作来抓，这样，各部门各岗 位人员才能更好地通力合作，积极发现并有效解决问题，使 得信息化建设与管理获得最好的效益。

（2）加强信息化的基础设施和人才建设 基础设施建设主要包括信息化的软硬件建设，硬件设施 主要包括计算机、扫描仪、打印机、数码相机、复印机、光 盘、硬盘等信息化建设必需的硬件，要进行有效的历史档案 文献信息化建设，有效加强信息化的基础设施建设，优化软硬件配置，使其适应新时代对历史档案文献的管理。

加强人才建设主要是历史档案文献管理队伍的综合素 质和工作水平建设，既要有文化素质和专业素质，也要有政 治素质，能够适应不断变化的档案工作发展的需要[4]。加 强档案管理人员的培训，并建立历史档案文献信息化管理的 一系列工作规范和流程，避免不必要的错误和过失，减少信 息化管理的工作量。同时要克服用人的随意性，纠正和克服 不规范和不合适的用人方法，避免不必要的人才资源浪费。

4 历史档案文献信息化建设与管理实践 历史档案文献信息化建设主要包括档案文献数据库建 设和信息化管理平台建设。数据库建设主要是对历史档案基 础文献进行数字化加工，并按照一定的标准和规范进行组织 形成的数据中心。信息化管理平台建设主要是对历史档案文 献的数据中心进行管理和操作。

一、历史档案文献数据库建设 二、历史档案文献信息化平台建设 历史档案文献信息化平台主要是指历史档案文献管理 信息系统，信息系统的的总体结构主要分为前台和后台，前 台主要是面向用户而言的，用户可以在前台对历史档案文献 数字化信息进行操作，而后台则主要是面向管理员而言的， 管理员在后台对历史档案文献数字化信息进行管理，同时管 理员还可以对前台的信息进行操作。历史档案文献管理信息 系统包括检索查询、查看浏览、资料下载、档案统计、通知公告、文字档案管理、图片档案管理和用户管理等八个功能 模块，如图1所示。

图1 历史档案文献管理信息系统基本功能框架 （2）查看浏览模块。查看浏览模块是对用户所需的历 史档案文献进行查看和浏览，包括放大、缩小、复制、剪切、 移动等功能，能够满足一般用户的信息查看和浏览。

（3）资料下载模块。该模块提供历史档案文献、管理 要求、表格等的下载功能。

（4）档案统计模块。该模块可以对某年、某月时间、 某存储类型文档、某档案文献使用频数等信息进行统计，根 据所得资料可以提高档案的管理水平，并可以对档案资料进 行汇编，从而发挥档案的最大效益。

（5）通知公告模块。该模块可以将历史档案文献管理 部门对历史档案使用的一些通告上传到系统中，一方面可以 及时地使各部门获取通告内容，一方面可以提高系统的使用 情况，检查系统的承载力和可行性。

（6）文字档案管理模块。该模块可以对文字档案进行 上传、修改、删除，及时更新文字档案文献，该模块只有具 有管理权限的管理员才可以操作。

（7）图片档案管理模块。该模块可以对图片档案进行 上传、修改、删除，及时更新图片档案文献，该模块只有具 有管理权限的管理员才可以操作。（8）用户管理模块。该模块是对使用系统的用户资料 和用户权限进行管理操作，历史档案文献管理信息系统的用 户类型一般包括高级管理员、管理员、一般用户等。