高校 档案管理 [浅谈高校档案管理对高校评估的重要作用及发展趋势]

浅谈高校档案管理对高校评估的重要作用及发展趋势

摘 要：
档案管理；
教学评估；
作用；
发展方向 高校档案是学校在教学管理和实践以及其他各项活动 中保存下来有价值的文字、图表、实物和声像等各种载体的 文件资料，是一所高校建设发展历史的见证与描述，是学校 实力凭证的真正核心。在本科教学评估中，高校档案成为提 供信息和凭据的重要来源，也是协助评估专家得出公正客观 审核结果的资料基础，是评估分数公平性、全面性、准确性 的支撑和前提。因此高校的档案管理水平也在某种程度上决 定了学校被评定的指标等级，直接影响最终评估结果。

一、 档案管理对高校评估的重要作用 高校评估的完成，需要从档案管理中获取有力的资料来 源、评价依据、真实凭证和完善其自身标准体系的分析基础。

(一) 高校评估以档案管理为落实基础 评估工作流程中，由国家教育部下达评审通知后，高校 就其评估指导原则和内容完成自评报告，再由国家和地区教育主管部门组成评估组，对高校报告进行审查，听取学校汇 报、考察基础设施、开展问卷调查、组织师生会谈、查阅文 件材料、核实基本数据等，最后将调查结果对比评估指标进 行打分。可以看到，评估程序中的实质性环节无不以完整可 靠的档案材料为工作基础，与高校档案管理的配合能力密切 相关。因此高校档案管理部门必须保证提供客观详实的信息， 使学校与评估组放心充分依赖。

(二) 高校评估以档案管理为评分依据 从上文中提到的评估流程来看，评估的落实方案、人员 机构、指标体系可能不固定，但自评报告、评估材料、原始 档案的组织和审阅则都是必不可少的关键任务。评估组进校 考察后，要在短时间内详细了解学校的建设历史和发展过程, 对高校办学指导思想、学风建设、师资投入、教学管理、基 础设施完善等办学能力指标进行全面充分的认识，经系统分 析做出客观评价，以此为评分的原始根据。这其中最重要的 工作就是阅读或听取自评报告、学校递交的材料、历史档案 等。因此，高校不仅要对办校以来的建设历程进行跟踪记录， 更要针对其多年来的教学理念、精专方向、导学提纲、专业 分配、课程设置、实习培训、招生就业等各个具体教学档案 细节进行归纳收集并规范整理，以作为专家组审阅评分的专 业指导凭据，以便评估人员全面、准确地了解高校历史和工 作全貌，对学校教学水平作出精确评价。

(三) 高校评估以档案管理为实现佐证高校档案文件自建校以来便开始整理，其内容皆产生于 高校活动，基本能够保留原始文字或声貌，很少存在人为的 修订和篡改，可作为真迹的证明。由于档案来源于各项活动 的实时反映和总结，从建校发展至今的点滴积累，都是对高 校发展史实和教学改革历程的全过程映射，内容广泛、引用 普及，因此是最原始最充分的系统记录凭证，能够确保其对 高校历史面貌和当前现状所描述的可信度，可以作为专家评 定的可靠媒介和信息窗口。

建立高校的核心竞争体系和办学理念定位，就要从历史 源头深究，从发展历程囊括，从教学档案这一工作成就与办 学特色的载体中深入挖掘，通过档案体系所展示的学校特点 和偏重方向，对高校进行较为科学合理的定位，而不是简单 地将所有高校进行一刀切，单凭分数对其进行排名，这样不 仅会损害诸多特色名校的声誉，更是对教育体系不负责任的 粗暴限制。

从高校评估指标体系建立的标准来看，档案管理应配合 高校评估要求，提高科学管理意识，建立规范系统制度，全 面提高档案管理工作水平，提高工作人员素质，使档案管理 工作走上可持续发展的方向。

二、 高校档案管理的发展趋势 (一) 配合评估工作，建立自评机制 高校档案工作为高校评估服务，应实现在程序上高度配 合，内容上整改重建。仿照教学评估的自评报告流程，对档案管理建立周期性的自我考察评价的长期机制，避免在高校 评估进行前临时的仓促收集，造成档案混乱遗漏。要在平时 形成自我评估的工作意识，主动收集能够为评估工作提供依 据凭证的文件资料，保证齐全完整。

高校评估工作对档案管理的推进动力，要转化为管理工 作的改革措施。档案管理要在长期的科学机制引导下，重视 自评自查、与时俱进的工作风格，随时顾及对评估事业的配 合和支持，实现以评促建、以评促管。

(二) 启动信息管理，加强档案控制 高校评估的短期高效性，要求档案规整高密度，调取 便捷，搜索准确。逐步提高的存档和提审要求为档案管理工 作提出了挑战。尤其是在信息化建设引领科技力量之时，作 为科技先锋的高校内部更应该及时建立与时俱进的高科技 管理体系，改变传统单一、效率低下的纯文字载体形式，充 分利用计算机的高度存储、高效检索等功能，满足评估组入 校考察时对大量资料进行精确审阅和快速提取的要求，为专 家提供全面展示学校工作风貌的的信息平台。

(三) 重视人员素质，提高业务水平 高校评估的体系标准以及档案管理信息化建设，对档案 管理工作人员业务水平和责任机制都提出了更高的要求。应 当从培训和责任两方面对档案管理工作队伍进行优化。

1. 档案工作人员应当接受系统化的档案管理业务指导， 对相关知识、法规、方法进行学习了解。通过完善合理的培训机制，将档案工作引入制度化和规范化的科学管理轨道。

2. 要建立档案管理的岗位责任制，定期实施业务考核 和奖惩制度，把档案工作的成绩同个人收入挂钩，使得各级 各类档案人员明确职责，提高责任意识。

综上所述，高校档案部门要以本科高校评估工作为契机， 加强对高校档案工作的建设力度，把档案管理工作落到实处， 促进档案工作的规范化、信息化和科学化，全面提高高校档 案管理水平，充分发挥其在学校改革、建设和发展中的重要 作用，使之更好地为新时期学校各项工作的顺利开展服务。

参考文献：
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